Preguntas frecuentes

Los albaranes de cada asistencia se pueden sacar del propio programa SAT Service para imprimirlos. Para ello hay que entrar en el albarán correspondiente y, en la barra de menús, elegir “Imprimir”

Esto llevará a una plantilla en PDF con los datos del local, asistencia, etc., que se puede imprimir directamente.

Un caso diferente son los albaranes tipo “Q”, donde el botón “Imprimir” nos extrae la hoja de valoración de la máquina. En estos casos, se dispone de otro botón, en la barra de menús “P. Internos”, que nos desplazará al final de la página, encontrando el botón “Generar albarán PDF” donde se puede extraer la hoja con las instrucciones a realizar en el albarán, así como el material que hay que revisar, limpiar o sustituir.

Es muy importante definir correctamente la avería/s encontradas así como la reparación efectuada o la solución adoptada en cada una de ellas.

Para ello, al introducir los datos en el SAT Service, en la pestaña “Averías” debemos elegir la máquina correcta a la que se le ha realizado la intervención. A veces, desde Caffé D’autore se selecciona directamente la máquina.

Para elegir la máquina se pulsa el botón “Añadir”, saliendo un desplegable del equipamiento disponible en el local del que se tiene constancia.

Una vez elegida la máquina, hay que elegir la reparación efectuada del desplegable que aparece. Debe ser lo más exacto posible. Hay muchas opciones entre las que seleccionar.

Una vez elegido el Tipo Avería, se realiza una descripción de la reparación efectuada. Es obligatorio indicarlo, si no se indica nada, no dejará cerrar el albarán. Se ha de dejar bien explicado la reparación que se ha llevado a cabo.

No se debe dejar la avería como “No Definida”, se ha de intentar buscar la que más describa la reparación efectuada. Si se deja como “No Definida”, saldrá un mensaje de error al introducir piezas o al cerrar el albarán.

Se deben elegir tantas veces la máquina como reparaciones diferentes realizadas, diferenciando cada una de ellas. Y las diferentes máquinas que se hayan intervenido, como en el ejemplo.

Para introducir el material utilizado en una asistencia, primero se han de definir la/s avería/s solucionadas. Una vez completado ese paso, pinchando en cada avería se abre una opción para añadir piezas, con el botón “añadir”

A continuación se abrirá una nueva ventana donde podemos elegir las piezas por descripción o código.

Existe un filtro en la búsqueda denominado “Histórico Consumo”

El filtro hace que se limite la búsqueda a piezas en las que haya habido una rotación en un periodo de tiempo corto.

Si se elige Histórico de Consumo NO, se accede a la base de datos completa de recambios, lo que puede ocasionar un resultado muy amplio.

Lo ideal es buscar por código si se conoce, ya que los resultados serán menores y habrá menos posibilidad de error.

Una vez elegida la pieza, aparece una ventana donde se puede modificar la cantidad, el precio aparece por defecto.

Para que los importes de una instalación salgan correctamente hay que indicar, primero de todo, la avería correctamente. Ésta debe ser “Instalar maquinaria” tanto en máquina y molinos e “Instalar complementos” en depuradores, prensinos, etc. De esta manera, aparecerá el importe correcto en la pestaña “Importes”

De esta manera, el programa calcula el importe según el tipo de máquina, garantía, repasos contratados y, como en el ejemplo, si hay un molino extra lo añade.

En la pestaña de “Importes proveedor” aparecerá también el importe correcto, descontando los repasos contratados, que aparecerán en su momento en albaranes tipo Q (Repaso en garantía).

Las instalaciones llevan incluidos un desplazamiento de 50 Km. por lo que cualquier desplazamiento superior a esa distancia puede y debe ser añadido en los Importes Proveedor, teniendo en cuenta que los primeros 50 ya están incluidos.

Por ejemplo: Se ha instalado una máquina en un local que dista 40 kilómetros, por lo que el trayecto total ha sido de 80km. Los kilómetros extra a facturar serían 30, por la tarifa del año vigente (0.63 €/km año 2022) daría 18.90€, y hay que descontar el 5% por gastos de gestión, quedando 17.95€. Este importe se debe indicar en el lugar adecuado. 

Los albaranes tipo Q llevan una hoja de valoración de la máquina. Se ha de indicar el estado estético, análisis de agua, estado de los componentes, calidad y cantidad de café, etc. Los molinos también hay que valorarlos, indicando el gramaje, estado de las muelas, etc.

Esta información, aparte de señalarla en la hoja impresa, se ha de introducir en el sistema. Para ello se dispone de la pestaña “H. Valoración” en la barra de opciones.

Una vez ahí, se elige la máquina o molino del que queramos anotar la información, indicando como B(ien), R(egular) o M(al) donde proceda o con valores numéricos cuando sea necesario. Cuando esté completo, se debe pinchar sobre “Guardar”, pudiendo ir a continuación a otra máquina o cambiar de pestaña si están todas las máquinas valoradas.

Hay varias maneras para indicar que una intervención se ha realizado.

La manera más rápida es, desde el programa SAT Service, entrando en el menú “Confirmación de Servicio” y buscar el albarán correspondiente.

Una vez allí, se solicita la fecha y hora de la intervención y, tras pulsar el botón “Guardar” el albarán pasa a tener el estado de “Servicio Resuelto” 

Ahora este albarán pasa a estar entre los que están pendientes de intervención, pero filtrando por “Servicio efectuado”

Ya tendrá por defecto puesta la fecha de intervención y hora de salida, faltará poner la hora de entrada y definir la/s avería/s, material, etc.

Este paso es muy importante de cara a informar a Caffé D’autore que se ha realizado la asistencia, de cara a solicitudes, reclamaciones, etc. por lo que se recomienda actualizar el estado lo antes posible.

Como se trata de una aplicación web, se puede entrar desde cualquier dispositivo con conexión a internet para indicar la resolución de una asistencia en el momento de quedar realizada.

La mejor manera de llevar un control sobre las asistencias que se realizan en una máquina es identificarlas a través de la matrícula de cada una.

Cuando al rellenar un albarán y elegir una máquina, ésta aparece con matrícula cero, se ha de informar a Caffé D’autore de la matrícula correcta de esa máquina, para que podamos actualizar la ficha y tener localizada la maquinaria.

De igual manera ocurre cuando se interviene una máquina que no aparece en el local. Esto puede ser debido a que no se informó en su momento durante la instalación o la ha instalado el cliente o torrefactor, etc. por lo que desde Caffé D’autore no se tiene constancia.

En ambos casos, se puede informar del modelo y matricula correctos por varias herramientas.

-         A través de la pestaña “Observaciones Internas” indicando modelo y matrícula.

-         Al rellenar la reparación efectuada. Indicando, por ejemplo. Cambio de fresas en molino XXX matrícula YYYY

-         Si se adjunta albarán escaneado en PDF, también debe aparecer en el mismo, en el lugar indicado para la reparación efectuada.

En cualquier caso, se dará de alta la máquina o se modificarán los datos y, para las siguientes asistencias, la máquina ya aparecerá de manera correcta, con su historial de averías actualizado.

Muchas veces, en el propio albarán, ya viene indicado, aparte de la asistencia solicitada, el aviso de anotación de matrícula, ya que se ha detectado que no se dispone en el momento de generar el aviso.

Los albaranes tipo “I”, “Q” o “R” ya tienen un importe fijo definido.

En este importe ya van incluido un desplazamiento de 50Km. en total, por lo que, si ha habido un desplazamiento superior, hay que dejarlo indicado.

Lo que se deberá añadir son los kilómetros que pasen de 50, multiplicado por la tarifa del año vigente (0.63€/km 2022) y descontando un 5% de gastos de gestión.

En los albaranes tipo “Q”, los 47€ de importe fijo se han distribuido de la siguiente manera, ya con el descuento del 5% incluido:

o   Mano de obra: 20.42€

o   Disposición de servicio: 24.22€

-  Total = 44.65€ (Correspondería a 47€ - 5%)

Por tanto, a los 24.22€ hay que sumarle el extra de kilómetros que pasen de 50.

Sin embargo, en los albaranes tipo “I” y “R”, la mano de obra lleva ya incluido el desplazamiento, resultando un importe según el tipo de máquina, grupos de la misma, molinos extra, etc.

En estos casos, en disposición de servicio aparecen 0€, por lo que hay que indicar los kilómetros que pasen de 50Km.

Ejemplos:

-         Albarán Q que dista 90 kilómetros: En total son 180Km, por lo que hay que añadir 130Km extras. 130 x 0.63 = 81.9€ - 5% = 77.8€

Esto hay que añadirlo a los 24.22€ que ya aparecen de los 50 primeros kilómetros. Resultando un desplazamiento de 102.02€

-         Albarán I que dista 85 kilómetros. En total son 170 km, por lo que hay un desplazamiento extra de 120€. 120 x 0.63 =75.6 – 5% = 71.82€. Este desplazamiento es el que hay que indicar en Disposición de servicio, ya que los primeros 50 van incluidos en la instalación.

Es muy importante que la intervención realizada quede perfectamente indicada. Para ello hay que señalar correctamente en el sistema todo lo que se le ha tenido que hacer a la máquina.

Por tanto, hay que separar los tipos de avería, ya que, en muchas ocasiones, se realizan varias intervenciones totalmente independientes unas de otras.

Si en el albarán aparece ya una máquina seleccionada, se ha de comprobar que corresponde a la intervenida y, posteiormente, cambiar el tipo de averia por el correcto. Para ello, pinchando en la máquina, nos aparecen varios botones, debiendo elegir “Editar”

Nos aparecerá un desplegable para poder elegir la avería correcta y una descripción de la reparación efectuada.

Es muy importante no dejar nunca la descripción de avería como “No Definida”

Si se han realizado varias intervenciones en la misma máquina, se puede elegir “Añadir” para volver a seleccionar la máquina e indicar una avería diferente, con su material, etc. Como ejemplo:

Vemos como se han realizado tres tipos de averías diferentes independientes entre sí.

Una vez definidas las averías, se puede añadir el material. Si una avería tiene material añadido, no se puede editar, hay que eliminar primero las piezas antes de poder cambiar el tipo de avería.

Si no aparece la máquina intervenida, se debe avisar a Caffé D’autore con el número de matrícula para que se dé de alta en la ficha del local.

En algunas ocasiones, las intervenciones las paga directamente el cliente al contado al técnico en el momento de la reparación.

Cuando es así, por lo general aparece en la descripción de la avería, también se puede ver en el albarán PDF que os adjuntamos.

En el sistema aparece indicado con un recuadro rojo con la palabra COBRO nada más entrar en el albarán.

En estos casos, el albarán se rellena normalmente, indicando la/s avería/s realizadas, material, etc.

Es al ir a la ventana “Importes” cuando se ha de indicar la pestaña “Sin Cargo” y, en el desplegable a la derecha, seleccionar el motivo “Cargo directo del SAT Externo al Cliente”

Para conocer en qué estado se encuentra un albarán determinado está la opción “Búsqueda albarán”

Aquí debemos indicar el año, tipo y número de albarán que estemos buscando. Si los datos son correctos, aparecerá en una lista para seleccionarlo. Nos llevará a la pantalla del albarán donde podemos ver los datos del albarán introducido, reparación efectuada, etc.

También aparece información sobre la “Situación” del albarán donde nos da la información sobre el estado.

Esta Situación puede ser:

-         Pendiente de Intervención: Cuando la asistencia está aún por realizar, aparecerá en la pestaña “Albaranes pendientes”

-         Servicio Resuelto: Cuando se ha indicado la fecha de servicio, pero está por subir al sistema la información. Aparecerá en la pestaña “Albaranes pendientes” filtrando por “Servicio efectuado”.

-         Pendiente de Administración: Cuando se ha subido el albarán al sistema y está pendiente de revisión por parte de Caffé D’autore”.

-         Resuelto: Cuando se ha cerrado por parte de Caffe D’autore y, si no se ha hecho ya, estará en “Validación de albaranes” para dar conformidad a los importes.

Desde aquí también tenemos acceso a comprobar el albarán PDF que se ha subido junto al albarán, en “Descargar Albarán PDF”

También se pueden buscar una serie de albaranes realizados entre unas fechas determinadas.

Para ello, en Búsqueda de albarán, se indicaran las fechas de inicio y final de los albaranes buscados. Aparecerá un listado de los servicios emitidos entre ese rango de fechas.